Redigir e organizar e-mails é uma das atividades mais demoradas no ambiente corporativo. Um estudo da Microsoft, publicado em 2025, aponta que 40% dos usuários do Microsoft 365 conferem suas mensagens já às 6h da manhã, e que reuniões iniciadas após as 20h cresceram 16% em relação ao ano anterior. Cada profissional recebe, em média, 117 e-mails diários, muitos deles enviados em massa e com baixo valor prático. Especialistas indicam que comandos simples no ChatGPT podem reduzir esse tempo pela metade, aumentando produtividade e eficiência.
Crescimento do uso do e-mail corporativo
O relatório Repensando a jornada de trabalho infinita, elaborado pela Microsoft, destaca mudanças significativas na rotina de profissionais. Mensagens eletrônicas se tornaram um ponto central do dia, consumindo horas de atenção.
O estudo indica que grande parte dos e-mails recebidos tem múltiplos destinatários, o que aumenta a quantidade de informações irrelevantes. Além disso, o número de reuniões após o expediente cresce continuamente, pressionando os colaboradores a estenderem a jornada.
Automatização de respostas com ChatGPT
O uso de inteligência artificial é apontado como uma alternativa para reduzir o tempo gasto com e-mails. Ferramentas como o ChatGPT permitem automatizar tarefas, mantendo a comunicação profissional e consistente.
Exemplo prático: um comando simples, como “resuma este e-mail em 3 pontos principais e sugira uma resposta curta, profissional e alinhada ao tom formal”, gera um rascunho rápido que pode ser ajustado em segundos. Esse recurso evita a leitura detalhada de mensagens extensas e ajuda a priorizar ações.
Priorização inteligente das mensagens
Outro recurso útil do ChatGPT é a organização de e-mails por prioridade. O comando “liste os e-mails a seguir em ordem de prioridade, marcando quais exigem ação imediata, quais podem esperar e quais apenas informam” permite que profissionais visualizem rapidamente onde concentrar esforços.
Essa abordagem ajuda a reduzir o estresse relacionado à sobrecarga de mensagens e contribui para uma gestão mais eficiente da jornada de trabalho.
Redação de e-mails completa em minutos
Além de resumir e priorizar mensagens, o ChatGPT pode ser usado para criar e-mails inteiros rapidamente. Por exemplo, ao solicitar “Escreva um e-mail profissional para [objetivo], com tom [formal ou próximo], em até [número de palavras]. Inclua um título de assunto chamativo e claro”, a ferramenta entrega um texto pronto, economizando tempo e esforço.
Basta revisar o conteúdo antes do envio para manter autenticidade e adequação ao contexto corporativo.
Impacto para a produtividade
Segundo especialistas, o uso de inteligência artificial pode reduzir em até 50% o tempo gasto com e-mails. Com menos horas dedicadas à leitura e redação de mensagens, profissionais conseguem focar em tarefas estratégicas e de maior valor agregado.
O relatório da Microsoft reforça que otimizar a gestão de e-mails é uma medida prática para combater a extensão da jornada de trabalho e aumentar a produtividade.
Recomendações para empresas
Empresas que desejam implementar essas práticas devem considerar:
- Treinamento de equipes – Ensinar colaboradores a utilizar comandos de IA para organização e redação de e-mails.
- Padronização de respostas – Criar guias e templates que possam ser integrados à automação.
- Monitoramento de resultados – Avaliar a redução de tempo gasto e o impacto na produtividade geral da equipe.
Essas medidas podem resultar em um ambiente corporativo mais eficiente, com menos sobrecarga e maior foco em atividades estratégicas.
