Com o avanço da regulamentação das duplicatas escriturais, empresas brasileiras já enfrentam o desafio de adaptar processos e sistemas à nova dinâmica operacional. Levantamento da V360 aponta que 63,6% das companhias analisadas citaram os prazos de manifestação entre as principais dificuldades da adequação, enquanto 54,5% relataram entraves na integração e no ajuste dos ERPs. O quadro indica que a preocupação começa a sair da compreensão das regras e migrar para a implementação das mudanças nos sistemas e na rotina financeira.

Além desses dois pontos, 45,5% das empresas relatam dificuldade para conciliar a duplicata com a nota fiscal ou a ordem de compra, e 36,4% mencionam desafios no cadastro e na governança de novos credores.

Para Izaias Miguel, CEO da V360, os números mostram que o foco das companhias se deslocou do entendimento regulatório para a execução. “A pergunta deixou de ser apenas ‘como a duplicata escritural vai funcionar?’ e passou a ser ‘como vamos fazer isso funcionar dentro da nossa operação?’. Quando a discussão chega ao ERP, à conciliação e ao prazo de manifestação, significa que estamos entrando em uma etapa muito mais prática dessa transformação”, afirma.

Da regulamentação para a operação

A evolução das conversas ao longo do período analisado é um dos principais achados do estudo. Em dezembro, predominavam dúvidas sobre legislação e funcionamento do novo ecossistema. Nos meses seguintes, os riscos financeiros ganharam espaço. Em maio, integração, sistemas e adequação técnica passaram a ocupar o centro do debate.

Essa virada amplia o número de áreas envolvidas na preparação. O assunto deixa de ficar restrito às equipes que acompanham a regulamentação e passa a exigir coordenação entre financeiro, fiscal, contas a pagar e tecnologia. Isso acontece porque cada duplicata recebida precisa ser vinculada à operação comercial que a originou, o que pode exigir o confronto de informações vindas de sistemas diferentes antes da decisão sobre a manifestação.

“Quando uma empresa recebe milhares de documentos e possui diferentes etapas de validação, esse processo não pode depender de uma conferência isolada. O desafio passa a ser conectar as informações e criar um fluxo capaz de identificar rapidamente o que está correto, o que apresenta divergência e o que precisa de uma ação”, explica Miguel.

Integração de dados no centro da preparação

O levantamento também mostra que a adaptação não se resume a cumprir mais uma obrigação. A duplicata escritural passa a interagir com rotinas já existentes nas companhias, como recebimento de documentos fiscais, ordens de compra, cadastro de fornecedores, contas a pagar e conciliação financeira.

Nesse cenário, a qualidade e a integração dos dados determinam a capacidade de resposta. Uma divergência entre a duplicata e a nota fiscal correspondente, por exemplo, pode exigir análise interna antes da manifestação; mudanças relacionadas ao credor demandam processos capazes de validar informações e preservar a rastreabilidade da operação.

Na avaliação da V360, essa complexidade explica por que o debate migrou tão rápido para tecnologia e integração: quanto maior o volume de documentos processados, maior a necessidade de automatizar cruzamentos e centralizar informações para que o novo processo não dependa de controles manuais.

“A duplicata escritural não cria apenas uma nova informação para o financeiro acompanhar. Ela precisa conversar com dados que já estão espalhados pela operação. O desafio tecnológico está justamente em conectar essas pontas e transformar os registros em um fluxo que a empresa consiga administrar em escala”, conclui Izaias.